Onko tiedottaminen vaikea laji?

17.8.2017

Niin se hyppäsi terhakka 121-vuotias Pohjois-Savon Kiinteistöyhdistyskin, kohta 110-vuotias Etelä-Savon yhdistys ja nuorimmainen 100-vuotias Pohjois-Karjalan Kiinteistöyhdistys nykymaailman rattaille ja rupesi kirjoittamaan blogia nettisivuilleen Kiinteistöviestin kolumnin lisäksi. Mitä eroa blogilla ja paperilehden kolumnilla sitten on? No se, että blogin lopussa on kommenttikenttä, jossa lukijat ja kirjoittaja voivat vaihtaa näkemyksiään. Vuorovaikutteisuus onkin blogin merkittävin etu, sillä keskustelu on kaiken kehityksen edellytys. Jos siis haluat vaikuttaa, niin kommentoi. Lisäksi meidän blogimme eroaa kolumnista sillä, että blogiamme ei kirjoiteta ryppyotsaisesti, vaan oikeastaan päinvastoin, pilke silmässä. Siksi blogi sisältää ekstrabonuksena sarjakuvapiirtäjä Pentti Otsamon nokkelan sarjakuvan suoraan taloyhtiömaailmasta. Voipi löytyä jotain tuttua... Tässä nyt ihka ensimmäinen blogimme.

Olen toimittajan työssäni jututtanut satoja, ellei tuhansia, taloyhtiöiden edustajia. Vielä ei ole tullut vastaan sellaista taloyhtiötä, joka kiittelisi onnistuneesta ja riittävästä tiedottamisesta. Vaikka miten hyvin olisi jokin projekti mennyt, niin haastateltavat toteavat lopuksi, että ?tiedottaminen olisi voinut olla parempaa?. Mikä siinä kiikastaa?

Taloyhtiöt edellyttävät, että isännöitsijä tiedottaa. Eräs puheenjohtaja oli niin suivaantunut mielestään liian vähän tiedottavaan isännöitsijään, että oli jo miettimässä isännöitsijän vaihtoa. Ehdotin varovasti, että eikö taloyhtiöstä löydy ketään, joka olisi kiinnostunut tiedottamisesta. - Ei ei, ei meillä sellaisia ammattilaisia ole, hän välittömästi ja ehdottomasti tyrmäsi ehdotukseni.
Hänestä myös tiedotteen kopiointi ja jakelu oli ylitsepääsemätön ongelma, eikä hän ollut ajatellut, että ne osuudet hoitavat isännöitsijä ja huolto.

Tiedottaminen toki kuuluu isännöitsijän tehtävään ja hän sen hoitaa niiltä osin kuin välttämätöntä on, mutta jos yhtiö jättäytyy vain isännöitsijän tiedottamisen varaan, niin tiedotus muodostuu ohjeistavaksi, ei me-henkeä rakentavaksi. Erityisesti valtakunnallisten isännöintiyritysten tiedotteet ovat usein persoonattomia ja suunnattuja kaikille taloyhtiöille ympäri Suomen. Ei niistä välity tunne isännöitsijän viestistä omalle tutulle taloyhtiölleen.

Minulle onkin syntynyt käsitys, että taloyhtiöt turhaa vähättelevät omaa tiedotusosaamistaan. Ei tohdita lähettää tiedotetta, joka ajaisi asiansa, vaikka yhdyssanat ja lauserakenteet eivät olisikaan aivan täydellisiä. Ei sellaisella ole merkitystä. Riittää, kun asiat ovat oikein ja asukkaat saavat haluamansa tiedon, olipa tiedote kirjoitettu vaikka tikkukirjaimilla. Tietenkin on fiksua hyväksyttää tiedote hallituksella ennen lähettämistä. Useampi silmä näkee varmemmin mahdollisen virheen. Laskisiko tiedottamisvaatimusten rima, jos pelottavan ?tiedote?-termin sijasta käytettäisiinkin sanaa Asukaskirje?

Rohkenenkin heittää kehiin uskaliaan ehdotuksen: Valitkaa taloyhtiön sisältä joku asiasta innostunut tiedottamaan. Joku nuori? Heillä on ainakin tietoteknistä osaamista. Tiedottamista olisi hyvä tehdä koko ajan, kuukausikirjeen omaisesti, ei vain remonttien tai muiden poikkeavien tilanteiden ajan. Pikkuasioistakin pitää tiedottaa, nene vasta tärkeitä ovatkin. Eikä vain nuhtelevaan ja kielteiseen sävyyn, vaan huumori on sallittua ja yhdistävää. Voi esimerkiksi onnitella Miettisten Remu-kissaa 10-vuotispäivän kunniaksi tai hallitus voi ilmoittaa uuden pihakiikun kunniaksi pidettävästä grilli-lauluillasta.

Muuten ? tiedotteet pitää lähettää kaikille asukkaille ja osakkaille, siis myös muualla asuville sijoittajaosakkaille ja talossa asuville vuokralaisille. Ai miksikö heillekin? No siksi, että kaikkien on tiedettävä, että talosta pidetään hyvää huolta. Se kertoo, että taloon kannattaa sijoittaa, talo on hyvä
vuokrauskohde ja talossa on turvallista ja viihtyisää asua. Uskokaa pois, pikkuhiljaa viihtyvyys kasvaa ja se alkaa näkyä kaikessa; pihoilla, käytävissä, yleisissä tiloissa ja ennen kaikkea taloyhtiön yhteisissä tilaisuuksissa, joihin halutaan osallistua. Jopa talkoisiin.

Lopuksi tarina tiedottamisen vaikeudesta isossa organisaatiossa, jollainen taloyhtiö siis EI ole:

Ilmoitus pääjohtajalta johtajille
Huomenna klo 9 on täydellinen auringonpimennys. Tällaista ei tapahdu joka päivä, joten henkilökunta saa kokoontua toimitalon pihalle, siististi pukeutuneina, sitä katsomaan. Osoittaakseni kiinnostustani asiaan, tulen itse opastamaan heitä. Jos sataa, ei auringonpimennystä voi nähdä yhtä hyvin. Siinä tapauksessa henkilökuntaa pyydetään kokoontumaan ruokalaan.

Ilmoitus johtajilta tuotantopäälliköille
Pääjohtajan määräyksestä on huomenna klo 9 täydellinen auringonpimennys. Jos sataa, emme näe sitä niin hyvin ulkona ja siististi pukeutuneina. Siinä tapauksessa auringon katoamista käsitellään henkilökunnan ruokalassa. Sellaista ei tapahdu joka päivä.

Ilmoitus tuotantopäälliköiltä toimistopäälliköille
Pääjohtajan määräyksestä käsittelemme siististi pukeutuneina auringon katoamista henkilökunnan ruokalassa klo 9 huomenna. Pääjohtaja kertoo meille, sataako ulkona. Tällaista ei tapahdu joka päivä.

Ilmoitus toimistopäälliköiltä vastuuhenkilöille
Jos henkilökunnan ruokalassa sataa huomenna, mitä ei tapahdu joka päivä, pääjohtaja katoaa siististi pukeutuneena klo 9.

Ilmoitus vastuuhenkilöiltä työntekijöille
Huomenna klo 9 pääjohtaja katoaa. Harmi, ettei sellaista tapahdu joka päivä.

Anna-Liisa Pekkarinen

Anna-Liisa Pekkarinen

Haku

Kirjoita hakukenttään hakusana tai sen osa. Älä käytä jokerimerkkejä. Tällöin haku etsii kaikki mahdolliset osumat, joista löytyy käyttämäsi kirjainyhdistelmä. Esimerkiksi Tupakointi tai tupak toimivat molemmat hakusanoina.